Job Information
WSP USA Administrative Assistant in Thunder Bay, Ontario
The Opportunity
Build the Future with Us
Step into a role where your organizational expertise keeps critical infrastructure projects moving forward. As an Administrative Assistant supporting our Bridges, Highways & Roads (BHR) team in Thunder Bay , you’ll play a key role in enabling leaders and project teams to deliver impactful transportation solutions that serve communities across the region. Your work will support collaboration, accuracy, and efficiency at the heart of our operations.
Your Impact
Provide comprehensive administrative and secretarial support to senior leadership and the broader Bridges, Highways & Roads team
Prepare, format, and proofread confidential correspondence, reports, presentations, and meeting materials with a high level of accuracy
Coordinate meetings, schedules, calendars, travel arrangements, and meeting logistics, including minutes and follow‑ups
Maintain organized document control systems, filing structures, and confidential records in accordance with WSP standards
Support project managers through report coordination, deliverable reviews, and client submission tracking
Respond to inquiries by researching, compiling, and routing information to appropriate stakeholders
Maintain databases, spreadsheets, and administrative trackers to support operational reporting
The Skills That Set You Apart
Post‑secondary education in Administration or a related discipline from an accredited college or university
3–5 years of progressive experience in an administrative or office support role.
Proven ability to manage confidential and sensitive information with discretion and professionalism
Strong organizational, time‑management, and multitasking skills in a fast‑paced environment
Excellent written and verbal communication skills, with advanced proofreading and formatting capability.
Proficiency with Microsoft Office applications (Word, Excel, PowerPoint), SharePoint, and related office systems
Ability to work independently and collaboratively while adapting to changing priorities and deadlines
Why Choose WSP?
Why Choose WSP? We exist to shape communities to advance humanity. The brightest engineers, advisors and scientists from across the globe call WSP home.
Proudly Canadian – we are a Top 100 Employer in Canada for 2026.
A global community of brilliant minds – your next idea, mentor, or opportunity is always within reach.
Limitless opportunities start here. Whether it’s across the country or around the globe, we help you tailor your role to match your ambition — because your growth drives ours.
Flexible work, real balance – we recognize the importance of balance in our lives and encourage you to prioritize the balance in yours.
#WeAreWSP
Compensation
AB, BC, NT, NU, SK & YT : $57,500 – $76,200
MB & ON : $52,500 – $72,300
NB, NL, NS, PE & QC : $52,000 – $69,000
Disclosure:
The final salary awarded for this role may vary from the above range based on several factors including, but not limited to, relevant education, qualifications, certifications, experience, skills, seniority, geographic location, performance, and business or organizational needs. The wage range provided in this job posting may be subject to change for business purposes.
Chez WSP , notre raison d’être est de façonner nos communautés pour faire progresser l’humanité.
C’est pourquoi nous rassemblons des personnes animées par la résolution de défis complexes — des ingénieur·e·s, des scientifiques, des conseiller·ère·s et des expert·e·s techniques guidé·e·s par une passion commune : redéfinir ce qui est possible et imaginer ce qui vient ensuite. Nous sommes des Visionniers et Visionnières.
En tant que l’une des plus importantes firmes de services professionnels au monde, nous collaborons avec la clientèle dans les secteurs du transport, des infrastructures, de l’environnement, du bâtiment, de l’énergie, de l’eau, ainsi que des mines et métaux. Nous allions une connaissance approfondie des réalités locales à une perspective globale pour créer des solutions qui laissent une empreinte positive et durable.
Chez WSP , vous joindrez une communauté d’esprits brillants qui repoussent les limites chaque jour - grâce à leur expertise, leur créativité et leur volonté d’innover pour bâtir un avenir plus résilient et interconnecté. Ici, vos idées sont valorisées, votre développement est soutenu, et vous êtes encouragé·e à être pleinement vous-même. Nous donnons à notre personnel les moyens de collaborer entre disciplines, de remettre en question le statu quo et de façonner une carrière porteuse de sens.
Joignez-vous à nous.
Veuillez noter :
La santé et la sécurité sont des valeurs fondamentales et primordiales chez WSP. Compte tenu de l’importance de veiller les un·e·s sur les autres, il est attendu que vous respectiez en tout temps notre politique de Santé, sécurité et environnement (SSE), ainsi que les politiques SSE de la clientèle lorsque vous travaillez sur ses sites. Tous les détails ici (https://www.wsp.com/fr-ca/corporate/ca/health-safety) .
Certaines fonctions critiques pour la sécurité comprennent du travail sur le terrain et peuvent impliquer des activités dans divers environnements, notamment dans des zones éloignées ou isolées, en travaillant seul·e ou par temps inclément (dans des conditions sécuritaires et raisonnables).
WSP accueille et encourage les candidatures de personnes en situation de handicap. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande pour toute personne participant à l’ensemble du processus de sélection.
WSP adhère aux principes d’équité en emploi. Seules les personnes retenues seront contactées.
WSP n’accepte pas les candidatures non sollicitées provenant d’agences de recrutement. Tous les détails ici (https://www.wsp.com/fr-ca/carrieres/avis-destine-aux-agences-de-recrutement-aux-services-de-placement-et-aux-recruteurs-professionnels) .