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Role Summary

医療従事者向けイベントにおけるEnd to Endプロセス(会場検索、ベンダー管理、交通宿泊システム管理、契約書類作成、発注・支払いなど)を担い、社内外のステークホルダーと連携しながら、イベント運営を円滑かつ確実に実行することで、イベントの品質および顧客体験の向上に寄与する。

本ポジションには、ICPおよびイベント企画部門のニーズに対する理解に加え、プロジェクトマネジメント力、関係者調整や外部パートナーとの協業を通じて、業務の効率化や品質向上を継続的に推進するための課題解決力およびコミュニケーション能力が求められる。

Key Job Accountabilities :

医療従事者向けイベント運営における End-to-End プロセスの実行

4TA事業本部の本社部門および 医薬開発本部クリニカルディベロップメントメディカルアフェアーズﾞが企画する医療従事者を招聘対象とするイベントがICPに基づき効果的に実施されるよう、社内外のステークホルダーと連携しながら、イベント運営におけるEnd-to-Endの実行を担う。

• 企画部門および顧客ニーズの理解と、運営要件への反映

• タイムラインおよび定められた手順に基づく、事前準備・当日運営・事後対応の遂行

• 複数の関係者との調整を通じた、円滑なイベント実行

運営課題への対応および解決

イベント運営において前例のない課題に対し、状況を整理し、関係者と連携しながら、確実な解決を図る。

• イレギュラー発生時の原因整理および対応方針の検討・実行

• 技術的または運営的に難易度の高い課題への対応

• 迅速かつ丁寧なコミュニケーション

外部ベンダーの管理および業務調整

イベント運営に関わる外部ベンダーとの調整を行い、運営が計画どおり遂行されるよう管理する。

• 業務特性に応じたベンダー選定および業務依頼

• 業務指示、進行管理、成果物を含めたサービスレベルの確認・維持向上

• 新たな技術や手法の情報収集

社内ルール・コンプライアンスを踏まえた運営品質の担保

社内基準および関連ルールを遵守し、イベント運営における品質およびコンプライアンスを担保する。

• 承認・報告プロセス、発注・精算等の社内手順の理解と遵守

• 運営業務全体におけるリスクの把握と予防的対応

小規模チームのリードおよび下位者の指導

派遣社員および請負社員を含むグループ内のメンバーとの協業において、一定規模のチームをリードし、実務面での指示・調整を行い、業務の品質維持に寄与する

• 業務指示、進捗確認、品質管理

• 下位者のスキル向上および業務理解の支援

イベント運営における改善提案および実行

関連業務のプロセスや運営手法における改善機会を見出し、課題に対して主体的に提案し実行する。

• 日常業務を通じた改善余地の特定

• 小規模な改善施策の実行

Interfaces

• 医薬開発本部クリニカルディベロップメントメディカルアフェアーズ各TA MA/MSL、

• 各TA事業本部マーケティングおよび営業本部

• 医療政策本部地域医療支援＆広域顧客支援部

• 法務・コンプライアンス部

• 購買部

• 財務部

• グローバル推奨サプライヤーを含むイベント関連ベンダーおよびシステム関連ベンダー

• カスタマーエクスペリエンスエクセレンス本部内全部署

Qualifications

• プロジェクトマネジメントスキル

• マルチタスクスキル（複数のタスクやプロジェクトを同時並行で管理・進行できる）

• 関連部署と信頼関係を構築し、強固な協力体制を築くための優れたコミュニケーション能力

• コンフリクト解決力、調整力

• 新しいものへ取り組む柔軟さと機敏性

• 環境変化に対して迅速に適応できる適応力

Experience

• Must

• 製薬業界における医療従事者対象イベントの企画・運営に関する経験(3年以上)

• 複数プロジェクトの同時管理経験

• Nice to have

• 派遣社員や外部業者等の社外関係者との協業経験

• イベント管理ツール、CRM、Veeva等の利用経験

• SOP・業務プロセス構築の経験

Language

• 日本語： ネイティブレベル

• 英語： Intermediate (CEFR B1) （例：メール対応、プレゼン資料の読解・作成）

Education

• 学士号または修士号

All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to a person’s actual or perceived race, including natural hairstyles, hair texture and protective hairstyles; color; creed; religion; national origin; age; ancestry; citizenship status, marital status; gender, gender identity or expression; sexual orientation, mental, physical or intellectual disability, veteran status; pregnancy, childbirth or related medical condition; genetic information (including the refusal to submit to genetic testing) or any other class or characteristic protected by applicable law.