Job Information
Aston Carter Assistant Administratif/Administrative Assistant in Saint-Jean-Sur-Richelieu, Quebec
Titre du poste: Assistant administratif
Description du poste
Nous recherchons un Assistant administratif pour soutenir les membres de l'équipe de la ligne de produits Vehicle Systems dans leurs activités de préparation de propositions. Ce poste est basé à Saint-Jean-sur-Richelieu et le candidat sélectionné relèvera du Directeur des programmes – Vehicle Systems.
Responsabilités
Soutenir les efforts de proposition de l'équipe en examinant les documents destinés aux clients.
Participer à la coordination des activités de proposition en collaboration avec le gestionnaire de proposition.
Contribuer à la mise en œuvre d'outils de suivi pour mesurer l'avancement de la rédaction de propositions complexes.
Mettre en forme divers documents, y compris des présentations.
Organiser et gérer la logistique des réunions internes et externes ainsi que des visites officielles.
Planifier, organiser et suivre l'agenda du superviseur immédiat.
Surveiller les budgets et les dépenses du département.
Former les nouveaux employés sur les outils internes (feuilles de temps, applications internes, etc.).
Assister les membres de l'équipe dans les arrangements de voyage d'affaires et les remboursements.
Travailler en étroite collaboration avec d'autres assistants administratifs.
Compétences Essentielles
Soutien administratif
Saisie de données
Service à la clientèle
3+ ans d'expérience administrative
Expérience de travail avec plusieurs gestionnaires ou employés
Compétences de base en Excel
Compétences Supplémentaires & qualifications
Détenir un diplôme collégial en études secrétariales, administration ou un domaine connexe.
Avoir un minimum de deux ans d'expérience dans un poste similaire.
Être compétent avec les applications MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
Capacité à travailler sous pression pour respecter des délais serrés.
Démontrer de solides compétences organisationnelles, la capacité de gérer les priorités et être proactif et autonome.
Environnement De Travail
L'assistant administratif fait partie de l'équipe RH de 6 employés et de l'équipe administrative de 4 employés. Le poste offre un horaire flexible de 9h00 à 15h00 du lundi au vendredi, avec trois jours de travail en bureau (mardi, jeudi et un jour au choix) pour un total de 40 heures par semaine. Il est nécessaire d'être flexible pour des appels matinaux ou tardifs si les gestionnaires rencontrent des problèmes de voyage. La période de formation est d'environ un mois, avec une flexibilité pour le télétravail pendant cette période.
Job Title: Administrative Assistant
Job Description
We are seeking an Administrative Assistant to support the members of the Vehicle Systems business line team in their proposal preparation activities. This position is based in Saint-Jean-sur-Richelieu, and the selected candidate will report to the Director of Programs – Vehicle Systems.
Responsibilities
Support the team's proposal efforts by reviewing client-facing documents.
Participate in coordinating proposal activities in collaboration with the proposal manager.
Contribute to the implementation of tracking tools to measure the progress of complex proposal writing.
Format a variety of documents, including presentations.
Organize and manage logistics for internal and external meetings, as well as official visits.
Plan, organize, and follow up on the immediate supervisor’s agenda.
Monitor department budgets and expenses.
Train new employees on internal tools (timesheets, internal applications, etc.).
Support team members with business travel arrangements and reimbursements.
Work closely with other administrative assistants.
Essential Skills
Administrative support
Data entry
Customer service
3+ years of administrative experience
Experience working with multiple managers or employees
Basic Excel skills
Additional Skills and Qualifications
Hold a college diploma in secretarial studies, administration, or a related field.
Have a minimum of two years of experience in a similar position.
Be proficient with MS Office applications (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
Be able to work under pressure to meet tight deadlines.
Demonstrate strong organizational skills, the ability to manage priorities, and be proactive and autonomous.
Work Environment
The administrative assistant is a member of the HR team of 6 employees and the admin team of 4 employees. The position offers a flexible schedule from 9:00 AM to 3:00 PM, Monday through Friday, with three days in the office (Tuesday, Thursday, and one day of choice) for a total of 40 hours per week. Flexibility is required for early or late calls if managers encounter travel issues. The training period is approximately one month, with flexibility for hybrid/remote work during this time.
Job Type & Location
This is a Contract position based out of Saint-Jean-Sur-Richelieu, QC.
Pay and Benefits
The pay range for this position is $29.00 - $34.00/hr.
Workplace Type
This is a hybrid position in Saint-Jean-Sur-Richelieu,QC.
À propos d'Aston Carter:
Aston Carter fournit des solutions de talent de classe mondiale à des milliers de clients à travers le monde. Spécialisés dans la comptabilité, la finance, les ressources humaines, l’acquisition de talents, la chaîne d’approvisionnement et certaines professions administratives, nous étendons les capacités des entreprises à la pointe de l'industrie. Nous nous appuyons sur notre profonde expertise en matière de recrutement et sur notre réseau expansif pour répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de notre communauté de talents avec agilité et excellence. Avec des bureaux aux États-Unis, au Canada, en Asie-Pacifique et en Europe, Aston Carter est au service d’un grand nombre d’entreprises du Fortune 500. Nous sommes fiers d’avoir remporté le double diamant ClearlyRated Best of Staffing® pour notre service aux clients et aux talents.
Aston Carter est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l’âge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d’ancien combattant, d’un handicap, de l’orientation sexuelle, de l’identité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.
Si vous souhaitez faire une demande d’accommodement raisonnable, tel que la modification ou l’ajustement du processus de demande d’emploi ou d’entrevue à cause d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à astoncarteraccommodation@astoncarter.com (%20astoncarteraccommodation@astoncarter.com) pour connaître d’autres options d’accommodement.
Numéro du permis d'agence de placement de personnel : AP-2000486 (Canada – Québec) Numéro du permis d'agence de recrutement de travailleurs étrangers temporaires : AR-2000485 (Canada – Québec)
About Aston Carter:
Aston Carter provides world-class corporate talent solutions to thousands of clients across the globe. Specialized in accounting, finance, human resources, talent acquisition, procurement, supply chain and select administrative professions, we extend the capabilities of industry-leading companies. We draw on our deep recruiting expertise and expansive network to meet the evolving needs of our clients and talent community with agility and excellence. With offices across the U.S., Canada, Asia Pacific and Europe, Aston Carter serves many of the Fortune 500. We are proud to be a ClearlyRated Best of Staffing® double diamond winner for both client and talent service.
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Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 (Canada – Quebec) Temporary Foreign Worker Recruitment Agency Permit Number: AR-2000485 (Canada – Quebec)