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Coordonnateur(trice) du service à la clientèle – Secteur

Le ou la représentant(e) du soutien terrain est responsable de soutenir les opérations quotidiennes d’un ou de plusieurs sites de services gérés. Les tâches peuvent inclure la production de copies, d’impressions et de numérisation, les travaux de finition, l’exploitation d’un centre de courrier et de messagerie, ainsi que la tenue des registres et rapports de facturation.

Le poste soutient les services gérés de la région lors des phases d’implantation et remplace le personnel lors des absences et vacances dans les sites Ricoh de services gérés. La personne est responsable de soutenir les objectifs opérationnels de tous les sites clients existants dans un territoire géographique déterminé.

Représentant(e) du soutien terrain

Responsabilités

• Maintenir des guides de procédures de site, formulaires et registres exacts, complets et à jour

• Recueillir les données nécessaires à la préparation du rapport de gestion mensuel, selon les directives du gestionnaire ou superviseur de site

• Commander le papier, le toner et les autres fournitures de bureau

• Aider le gestionnaire ou superviseur de site à formuler des suggestions d’amélioration pour les processus et procédures nouveaux ou existants

• Participer à la formation des nouveaux employés et des employés actuels

• Être en mesure de se déplacer et de travailler dans différents sites clients de services gérés à l’intérieur d’un territoire géographique, selon les besoins opérationnels et l’horaire

• Effectuer toute autre tâche connexe assignée par la direction

En l’absence de personnel sur place, peut effectuer, sans s’y limiter, les tâches suivantes

Courrier

• Traiter tout le courrier entrant et sortant

• Effectuer diverses fonctions de salle de courrier, incluant le tri, le classement, l’emballage et le traitement des envois destinés à plusieurs sites

• Classer et étiqueter les documents et autres matériaux pour l’entreposage et la récupération

• Effectuer les activités d’expédition et de réception, incluant le déplacement de boîtes et/ou d’équipement

• Fournir des services de messagerie pour la collecte et la livraison du courrier et des travaux de reprographie, sur le site et hors site

Reprographie

• Aider au centre de reprographie et effectuer toutes les tâches nécessaires à la réalisation des demandes de copies, incluant l’utilisation d’équipements de reliure, de pliage et de plastification

• Effectuer la numérisation et l’indexation des documents des clients

• Effectuer le dépannage de base (ex. bourrages papier) sur tout l’équipement utilisé au centre Ricoh

Général

• Effectuer les tâches d’accueil et de réception

• Aider à la coordination des assignations de travail afin de respecter les délais et les engagements de service

• Assurer la gestion complète du centre Ricoh en l’absence du gestionnaire ou superviseur de site

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires ou expérience de travail équivalente

• Minimum d’un (1) an d’expérience dans une salle de courrier, un centre de reprographie ou un environnement de service à la clientèle

Compétences

• Expérience requise avec les photocopieurs, numériseurs, imprimantes, perforateurs, équipements de reliure, agrafeuses électriques, balances, trieuses et équipements connexes

• Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à établir rapidement des relations professionnelles

• Capacité démontrée à effectuer plusieurs tâches simultanément

• Forte motivation personnelle axée sur l’atteinte des résultats

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale

• Connaissance de base des applications Microsoft Office 365

• Présenter en tout temps une image professionnelle auprès des clients et fournisseurs

Exigences physiques

• Capacité de soulever jusqu’à 23 kg (50 lb), au besoin

Autre

• Présenter en tout temps une image professionnelle auprès des clients et des fournisseurs

The Field Support Representative is responsible for supporting the daily operations of one or more Managed Services locations including any or all of the following: copy, print and scanning production and finish work, operation of a mail and courier centre, maintaining billing logs and reports. The position supports the region's Managed Services during implementation, fills in for absences and vacations throughout the Ricoh Managed Services locations. Responsible for supporting operational objectives at all existing customer sites within a geographic territory.

Field Support Representative

Responsibilities

• Maintains accurate, complete and up‑to‑date Site Procedure Guides, forms and logs

• Collects data for the completion of the monthly management report as directed by the Site Manager/Supervisor

• Orders paper, toner and other office supplies

• Assist Site Manager or Supervisor in offering suggestions for improvement to new or existing process and procedures

• Assist in the training of new and existing employees

• Must be able to report to and work at various Managed Services client locations within a geographic territory based on business needs and as scheduled

• Other duties as assigned by manager

In the absence of onsite personnel, may perform any of, but is not limited to, the following duties:

Mail

• Process all incoming and outgoing mail

• Performs other mailroom functions such as mail fulfillment, including sorting, filing, packaging and processing shipments for delivery to multiple locations

• Filing and labeling of documents and other material for storage and retrieval

• Shipping and receiving, including the movement of boxes and/or equipment

• Provides courier service for the pickup and delivery of mail and copy jobs, on campus and offsite

Copy

• Assist in the Copy Centre and perform all functions required for the delivery and completion of all copy requests, which may include the use of binding, folders and laminators

• Perform scanning and indexing of client documents

• Performs basic troubleshooting (i.e., paper jams) on all equipment used within the Ricoh Centre

General

• Performs front desk receptionist duties

• Assists in coordinating work assignments to meet specific deadlines and service deliverables

• Manage all aspects of the Ricoh Centre in the absence of the Site Manager/Supervisor

Qualifications

• High School Diploma or equivalent work experience

• Minimum of 1 year of experience working in a mailroom, copy centre or customer service environment

Skills

• Experience using photocopiers, scanners, printers, hole drills, bindery equipment, electric staplers, scales, collators and related equipment

• Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships

• Demonstrated ability to multitask

• Strong self‑motivation to drive results

• Excellent verbal and written communication skills

• Basic knowledge of Microsoft Office 365 applications

• Ability to consistently present a professional image to customers and vendors

Ability to lift up to 50 lbs as required

Other

• Present a professional image at all times to customers and vendors

Come Create at Ricoh:

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